Co zyskujesz

• Powtarzalne zadania — Przepisywanie danych, kopiowanie między systemami, ręczne raporty — to przejmuje automatyzacja.
• Obieg dokumentów — Faktury, umowy, zamówienia — automatyczne rozpoznawanie, dekretacja, akceptacje i archiwizacja.
• Maile i powiadomienia — Automatyczne odpowiedzi, przypomnienia, potwierdzenia i eskalacje bez udziału człowieka.
• Raporty automatyczne — Dane z kilku źródeł zbierane same, raport gotowy o 8:00 rano zamiast całego dnia w Excelu.
• AI w procesach — Klasyfikacja maili, ekstrakcja danych z PDF, streszczenia, wstępna obsługa — tam gdzie regułą się nie da.
• Spinanie narzędzi — n8n, Make, API — łączymy systemy, które macie, w jeden automatyczny przepływ.

Co dostajesz

• Audyt i mapa procesów do automatyzacji
• Wyliczenie oszczędności czasu i ROI
• Automatyzacja powtarzalnych zadań
• Obieg dokumentów z akceptacjami
• Automatyczne raporty i powiadomienia
• Moduły AI (klasyfikacja, ekstrakcja danych)
• Integracja z systemami, które już macie
• Monitoring, logi i dokumentacja

Co najczęściej automatyzujemy w gdańskich firmach

Gdańsk to mieszanka e-commerce, produkcji, usług i rosnącego sektora IT z Olivii i okolic. Niezależnie od branży, punkty do automatyzacji są zaskakująco podobne. Numer jeden to obieg faktur i dokumentów — faktura przychodzi mailem, ktoś ją przepisuje, ktoś akceptuje, ktoś księguje. Automatyzacja czyta dokument, rozpoznaje dane, prowadzi przez akceptacje i wrzuca do księgowości.

Drugi klasyk to raportowanie. Dane leżą w sklepie, w ERP, w reklamie i w arkuszach — ktoś raz w tygodniu skleja to ręcznie. Automat zbiera to sam i dowozi gotowy raport rano. Trzeci obszar to obsługa maili i zgłoszeń: klasyfikacja, wstępne odpowiedzi, kierowanie do właściwej osoby. Tu coraz częściej wchodzi AI, bo sztywną regułą nie da się ogarnąć języka naturalnego.

Automatyzacja z sensem — najpierw liczby, potem kod

Nie automatyzujemy dla samej automatyzacji. Zaczynamy od mapowania procesu i policzenia, ile czasu realnie zżera każdy krok. Dopiero to pokazuje, co się opłaca ruszyć najpierw — czasem najbardziej bolący proces wcale nie jest najdroższy, a najszybszy zwrot daje coś prostego, co robi pięć osób codziennie.

Wdrażamy etapami, na Waszych danych, tak żeby efekt było widać po tygodniach, nie po pół roku. Po wdrożeniu mierzymy oszczędzony czas i spadek błędów — bez tego automatyzacja to wiara, nie wynik. To, co działa, rozwijamy dalej; reszta zostaje jak była.

Przykład z gdańskiej firmy: co realnie zmienia jeden automat

Weźmy typową sytuację z Pomorza. Dystrybutor spod Gdańska dostaje zamówienia mailem, z hurtowni B2B i ze sklepu na Allegro. Ktoś to ręcznie przepisuje do magazynu i do faktur. Dwie osoby, kilka godzin dziennie, do tego literówki i pomylone ilości, które potem trzeba reklamować.

Robimy jeden automat, który zbiera zamówienia z tych trzech źródeł, sprawdza stan magazynu i wrzuca gotowy dokument do systemu. Człowiek tylko klika akceptację przy nietypowych przypadkach. Reszta idzie sama.

Efekt po miesiącu jest prosty do policzenia. Zamiast kilku godzin dziennie zostaje kilkanaście minut, błędy przy przepisywaniu praktycznie znikają, a zamówienia z porannej fali są gotowe zanim magazyn zacznie kompletację.

Taki pojedynczy automat zwykle zwraca się w dwa, trzy miesiące i dopiero potem dokładamy kolejne kroki. Nie budujemy wielkiego systemu na start, tylko domykamy to jedno miejsce, które najbardziej boli.

Najczęstsze pytania

Czy spotkacie się ze mną w Gdańsku?

Tak. Trójmiasto to nasza baza — spotkamy się u Ciebie w Gdańsku, Gdyni lub Sopocie, albo u nas. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna, a przy automatyzacji zobaczenie procesu na żywo daje więcej niż godzina opisu.

Od czego zacząć automatyzację?

Od audytu. Mapujemy proces, liczymy czas każdego kroku i wskazujemy, co da najszybszy zwrot. Zwykle zaczynamy od jednej, mocno bolącej rzeczy — pokazujemy efekt, potem rozwijamy. Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz.

Ile kosztuje automatyzacja procesów?

Pojedyncza automatyzacja (raport, obieg maili) to 5 000 – 20 000 zł. Automatyzacja całego procesu end-to-end — 20 000 – 70 000 zł. Platforma automatyzacji dla firmy — od 60 000 zł. Wycena po audycie i wyliczeniu ROI.

Ile czasu realnie oszczędza automatyzacja?

Zależy od procesu, ale typowo 40–70% czasu na zautomatyzowanym zadaniu. Przy zadaniu, które robi kilka osób codziennie, to często równowartość części etatu rocznie. Dokładną liczbę podajemy po audycie — nie sprzedajemy obietnic bez policzenia.

Używacie AI czy klasycznych reguł?

Zależy od zadania. Powtarzalne, przewidywalne rzeczy robimy regułami (tańsze, pewniejsze). Tam gdzie wchodzi język naturalny albo nieustrukturyzowane dane (maile, PDF-y, opisy) — dokładamy AI. Zwykle to połączenie obu.

Co jak automatyzacja się zepsuje?

Każde wdrożenie dostaje monitoring, logi i alerty. Gdy coś pójdzie nie tak, wiesz o tym od razu, a nie po tygodniu. Możemy prowadzić stałe utrzymanie i rozwój w modelu miesięcznym.

Czy automat połączy się z programami, których już używamy?

Zwykle tak. Łączymy się z tym, co macie: magazyn, program do faktur, sklep, Allegro, Baselinker, arkusze Google, skrzynka mailowa. Jeśli dany program ma sposób na wymianę danych, a większość ma, to podłączamy automat bez wymiany waszych narzędzi. Nie każemy wam zmieniać całego systemu tylko po to, żeby coś zautomatyzować.

Co z automatem, gdy zmienimy program albo dojdzie nowy?

Automat da się przepiąć. Budujemy go tak, żeby połączenie z konkretnym programem dało się podmienić bez pisania wszystkiego od nowa. Jak zmieniacie na przykład program do faktur, poprawiamy jeden fragment, reszta działa dalej. Wyceniamy taką zmianę osobno, zwykle to kilkaset złotych, nie nowy projekt od zera.