Co zyskujesz

• Sklep ↔ ERP — Zamówienia ze sklepu lecą do ERP, stany i ceny z ERP do sklepu. Bez ręcznego przepisywania i rozjazdów.
• Magazyn i WMS — Integracja z gospodarką magazynową — stany w czasie rzeczywistym, rezerwacje, kompletacja, wysyłki.
• Spedycja i kurierzy — Automatyczne etykiety i śledzenie: InPost, DPD, DHL, GLS, plus integracje ze spedycją i SENT dla logistyki.
• Marketplace — Allegro, Amazon, Baselinker — jeden magazyn, wiele kanałów, synchronizacja stanów i zamówień.
• Księgowość i faktury — Subiekt GT, wFirma, Comarch, KSeF — faktury generowane automatycznie z zamówień, bez podwójnej roboty.
• Monitoring integracji — Alert gdy coś przestanie działać, kolejki z ponawianiem, logi. Wiesz o awarii zanim zadzwoni klient.

Co dostajesz

• Audyt systemów i punktów styku w Twojej firmie
• Mapa przepływu danych między systemami
• Integracja sklep ↔ ERP (dwukierunkowa)
• Synchronizacja stanów magazynowych i cen
• Integracje kurierskie i spedycyjne (etykiety, tracking)
• Podłączenie marketplace (Allegro, Amazon) i Baselinker
• Automatyczne fakturowanie (Subiekt / KSeF)
• Monitoring, alerty i dokumentacja techniczna

Integracje dla firm usługowych z Sopotu

Sopot to usługi z górnej półki — hotele, restauracje, kliniki medycyny estetycznej, gabinety, kancelarie i firmy premium. Ich problem rzadko dotyczy magazynu; dotyczy obsługi klienta rozsypanej po kilku narzędziach. Rezerwacje są w jednym systemie, płatności w drugim, baza klientów w trzecim, a księgowość dostaje wszystko z opóźnieniem i na piechotę.

Najczęściej spinamy system rezerwacji z CRM i płatnościami online, tak żeby rezerwacja od razu tworzyła kartę klienta, pobierała zadatek i trafiała do kalendarza. Do tego automatyczne przypomnienia (SMS, mail), które ścinają liczbę nieodwołanych wizyt, oraz spięcie z księgowością, żeby faktury nie były osobną, comiesięczną orką.

Co zyskuje sopocki hotel, klinika czy kancelaria

Dla hotelu czy gabinetu integracja rezerwacji z płatnościami i CRM oznacza mniej pustych terminów (zadatek + przypomnienia) i pełną historię klienta w jednym miejscu. Recepcja nie przepisuje danych, a właściciel widzi realne obłożenie i przychód.

Dla kancelarii czy firmy usługowej częściej chodzi o spięcie systemu do zarządzania sprawami z rozliczaniem czasu i fakturowaniem — żeby przepracowane godziny same zamieniały się w faktury, bez odtwarzania ich z pamięci na koniec miesiąca. Wspólny efekt: mniej administracji, mniej rzeczy, które umykają, i płynniejsze rozliczenia.

Najczęstszy błąd sopockich firm: łączenie systemów na doraźne łatki

Zaczyna się niewinnie. Hotel przepisuje ręcznie rezerwacje do księgowości, klinika medycyny estetycznej prowadzi kartotekę osobno w kalendarzu i osobno w systemie do SMS, restauracja eksportuje dane z rezerwacji do arkusza raz na tydzień. Do pierwszego sezonu wszystko działa.

Problem wychodzi w szczycie. Kiedy w wakacje rezerwacji jest kilka razy więcej, takie prowizorki zaczynają się sypać. Pojawiają się podwójne wpisy, gubią się płatności, gość dostaje dwa przypomnienia albo żadnego, a wy tracicie godziny na ręczne prostowanie danych zamiast na obsługę klienta premium, który tego oczekuje.

My podchodzimy do tego inaczej. Budujemy jedno źródło prawdy i kontrolę błędów, żeby dane szły automatycznie i bez duplikatów, także wtedy gdy obłożenie skacze. Uporządkowanie takiego bałaganu to zwykle koszt rzędu 4 do 12 tys. zł, a przy bardziej rozbudowanych systemach 15 do 30 tys. zł. Zwykle zwraca się w jeden sezon, bo znika ręczna robota i kosztowne pomyłki.

Najczęstsze pytania

Czy spotkacie się ze mną w biurze w Sopocie?

Tak. Trójmiasto to nasza baza — spotkamy się u Ciebie w Sopocie, Gdańsku lub Gdyni, albo u nas. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i bez zobowiązań.

Integrujecie systemy rezerwacji i CRM?

Tak. Spinamy systemy rezerwacyjne (hotelowe, dla gabinetów, restauracji) z CRM, płatnościami online i kalendarzem. Rezerwacja tworzy kartę klienta, pobiera zadatek i wysyła przypomnienia automatycznie.

Jakie systemy potraficie ze sobą połączyć?

Wszystko, co ma API lub bazę: systemy rezerwacji, CRM, bramki płatnicze (Przelewy24, Stripe, PayU), księgowość, KSeF, narzędzia mailingowe i SMS, systemy branżowe (medyczne, hotelowe, prawnicze). Przy braku API integrujemy przez pliki lub RPA.

Ile kosztuje integracja systemów?

Prosta integracja dwóch systemów (np. rezerwacje ↔ CRM) to 8 000 – 25 000 zł. Pełny zestaw (rezerwacje + płatności + CRM + księgowość) — 25 000 – 80 000 zł. Dokładna wycena po audycie.

Ile trwa wdrożenie?

Pojedyncza integracja — 2–4 tygodnie. Zestaw kilku systemów — 6–12 tygodni. Pracujemy iteracyjnie, pierwszy działający przepływ uruchamiamy w 2–3 tygodnie.

Co jak integracja przestanie działać?

Każde wdrożenie dostaje monitoring z alertami i kolejki z automatycznym ponawianiem. Gdy zewnętrzny system chwilowo padnie, dane czekają i doślą się same. Możliwe stałe utrzymanie z SLA.

Czy dane klientów są bezpieczne?

Tak, przy usługach medycznych i prawnych to szczególnie ważne. Komunikacja szyfrowana, klucze API w bezpiecznym magazynie sekretów, dostęp po najmniejszych potrzebnych uprawnieniach, zgodność z RODO i umowa powierzenia przetwarzania danych.

Czy integracja wytrzyma sezonowy szczyt rezerwacji?

Tak, i to jest jeden z głównych powodów, żeby ją zrobić. Projektujemy przepływ danych tak, żeby radził sobie z nagłym wzrostem obłożenia w wakacje czy podczas dużych wydarzeń w Sopocie. Dane synchronizują się na bieżąco, a jeśli coś się nie uda przy pierwszej próbie, system sam ponawia i informuje was o wyjątkach. Nie ma sytuacji, że w najgorszym momencie sezonu wszystko staje.

Musimy wymienić nasze obecne systemy, żeby je połączyć?

Nie. Sensem integracji jest to, że zostajecie przy narzędziach, które już znacie i za które płacicie, a my łączymy je ze sobą. Wymiana systemu ma sens tylko wtedy, gdy jest stary i naprawdę blokuje pracę. Zanim cokolwiek zaproponujemy, sprawdzamy co macie i mówimy wprost, czy da się to spiąć, czy realnie taniej wyjdzie zmiana. Bez wciskania niepotrzebnych wdrożeń.