KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury w jednym, ustalonym formacie elektronicznym. Zamiast wysyłać PDF mailem, wystawiasz fakturę w systemie księgowym, a ten przekazuje ją do KSeF, skąd trafia do odbiorcy i do urzędu skarbowego. Faktura dostaje urzędowy numer i datę, i od tego momentu jest oficjalnym dokumentem.
Od kiedy i dla kogo obowiązkowy
KSeF staje się obowiązkowy etapami. Najwięksi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł) wchodzą od 1 lutego 2026 roku, pozostałe firmy od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsi przedsiębiorcy od 1 stycznia 2027 roku. Terminy zmieniały się już kilka razy, więc warto potwierdzać aktualny stan u księgowego. Po wejściu obowiązku faktura poza KSeF przestaje być dokumentem, na podstawie którego można rozliczyć podatek.
Jak to działa technicznie
Faktura w KSeF to nie PDF, tylko plik w ustrukturyzowanym formacie (XML według wzoru FA), który system czyta automatycznie. Firmy łączą się z KSeF przez API, czyli interfejs, przez który programy gadają ze sobą bez udziału człowieka. W praktyce oznacza to, że twój system sprzedaży, sklep albo program magazynowy musi umieć wysłać fakturę do KSeF i odebrać potwierdzenie z urzędowym numerem.
- Sklep internetowy po złożeniu zamówienia sam wystawia fakturę do KSeF, bez ręcznego przepisywania.
- System B2B pobiera faktury od dostawców prosto z KSeF, zamiast czekać na maile z PDF.
- Program księgowy dostaje uwierzytelnienie tokenem i wysyła dokumenty automatycznie w tle.
Co to znaczy dla firmy
Jeśli korzystasz z gotowego programu księgowego, dostawca zwykle sam dorzuca obsługę KSeF. Problem pojawia się, gdy masz własny sklep, system sprzedaży albo integrację, która wystawia faktury po swojemu. Taki system trzeba połączyć z KSeF, żeby po wejściu obowiązku nie stanął.
W Neticat wpinamy KSeF do sklepów i systemów, które budujemy albo utrzymujemy. Podłączamy wystawianie i odbiór faktur przez API, mapujemy dane na wymagany format i testujemy całość na środowisku próbnym, zanim ruszy produkcja. Dzięki temu przejście na obowiązkowy KSeF jest dla ciebie zmianą w tle, a nie awarią sprzedaży w dniu wejścia przepisów.