Co zyskujesz

• Baza ofert z pełną kartoteką — Każda nieruchomość ma kartę ze zdjęciami, metrażem, stanem prawnym i statusem. Oferty na wyłączność oznaczone, dostęp do danych właściciela rolowy.
• Dwa obiegi leada — Sprzedający i kupujący prowadzeni osobnymi ścieżkami. System wiąże zapytanie kupującego z pasującą ofertą i podpowiada dopasowania.
• Eksport na Otodom i portale — Ofertę opisujesz raz, publikujesz na kilku portalach jednocześnie. Zmiana ceny w CRM aktualizuje ogłoszenia, bez przeklejania ręcznie.
• Historia kontaktu i prezentacji — Każdy telefon, mail i umówiona prezentacja na osi czasu leada. Agent przejmujący klienta widzi, co już się wydarzyło.
• Rozliczanie prowizji agentów — Prowizja liczona od wartości transakcji wg ustalonego podziału. Zamknięcie transakcji od razu pokazuje, ile należy się komu.
• Powiadomienia o nowej ofercie — Nowa oferta pasująca do zapytania kupującego uruchamia alert dla agenta i gotowy mail do klienta z dopasowaniem.

Co dostajesz

• Baza ofert z kartoteką nieruchomości, zdjęciami i statusami
• Obieg leada sprzedającego od pozyskania oferty do podpisania umowy pośrednictwa
• Obieg leada kupującego z profilem poszukiwań i dopasowaniami
• Silnik dopasowań wiążący zapytania kupujących z ofertami
• Eksport ofert na Otodom i inne portale przez API lub plik wymiany
• Kalendarz prezentacji i historia kontaktu na karcie leada
• Moduł rozliczania prowizji z podziałem między agentów
• Rolowy dostęp do danych właścicieli i ofert na wyłączność

Dlaczego biuro nieruchomości potrzebuje innego CRM niż reszta

W większości firm CRM obsługuje jeden kierunek. Jest handlowiec i jest klient, którego trzeba doprowadzić do zakupu. W pośrednictwie są dwa kierunki naraz i to zmienia wszystko. Sprzedający przychodzi z ofertą, którą trzeba pozyskać, opisać i wypromować. Kupujący przychodzi z potrzebą, którą trzeba dopasować do tego, co masz w bazie. Te dwa światy muszą się spotkać w jednym systemie, bo sedno pracy pośrednika to właśnie zestawienie jednej strony z drugą.

Gotowe CRM tego nie rozumie. Albo prowadzi listę kontaktów bez pojęcia nieruchomości, albo jest bazą ogłoszeń bez relacji z klientem. Agent kończy z arkuszem ofert osobno, skrzynką mailową osobno i karteczkami z numerami telefonów na biurku. Kiedy kupujący dzwoni o mieszkanie z zeszłego tygodnia, agent szuka po mailach, zamiast otworzyć kartę i zobaczyć całą historię.

Dedykowany CRM dla agencji nieruchomości zakłada dwa obiegi od pierwszego dnia. Lead sprzedającego ma własną ścieżkę, od pierwszego kontaktu, przez wycenę i umowę pośrednictwa, aż po publikację oferty. Lead kupującego ma profil poszukiwań z metrażem, lokalizacją, budżetem i stanem. System sam wiąże jedno z drugim, więc agent dostaje gotową listę kto do czego pasuje, a nie przegląda ręcznie całą bazę.

Baza ofert, eksport na portale i koniec z przeklejaniem

Kartoteka oferty to miejsce, gdzie wszystko się zaczyna. Metraż, liczba pokoi, piętro, stan prawny, zdjęcia, rzut, cena i status, czy to nowa oferta, rezerwacja, czy już sprzedane. Przy ofertach na wyłączność dostęp do danych właściciela jest ograniczony do agenta prowadzącego i kierownika, żeby kontakt nie wyciekł do konkurencji z sąsiedniego biura. To nie jest paranoja, to podstawa zaufania sprzedającego.

Najwięcej czasu pośrednik traci na publikację. Ta sama oferta musi trafić na Otodom, na stronę biura i czasem na kolejne portale, każdy z własnym formatem i panelem. W naszym CRM opisujesz ofertę raz. Eksport idzie na portale przez API albo przez plik wymiany, który portal przyjmuje. Kiedy zmieniasz cenę albo dodajesz zdjęcia, zmiana wędruje na wszystkie ogłoszenia naraz. Kiedy mieszkanie się sprzedaje, oferta znika z portali, więc nie dzwonią ludzie o coś, czego już nie ma.

Do tego dochodzi obieg zapytań z portali. Lead z Otodom wpada prosto do CRM, przypisuje się do oferty, której dotyczył, i ląduje na biurku właściwego agenta. Nic nie ginie w zbiorczej skrzynce. Agent od razu widzi, o którą nieruchomość chodzi i czego ten kupujący szukał wcześniej, więc pierwsza rozmowa jest konkretna, a nie od zera.

Prowizje, prezentacje i praca zespołu agentów

Transakcja w nieruchomościach to długa droga i wielu ludzi po drodze. Prezentacja, druga prezentacja, negocjacje, umowa przedwstępna, finalny akt. CRM prowadzi każdy z tych etapów jako status na karcie transakcji, a historia kontaktu z klientem rośnie na osi czasu. Kiedy agent idzie na urlop albo odchodzi, kolega przejmuje klienta i widzi dokładnie, co się działo, bez rekonstruowania z pamięci.

Kalendarz prezentacji wiąże ofertę, agenta i kupującego w jednym terminie. System pilnuje, żeby dwóch agentów nie umówiło pokazania tego samego mieszkania o tej samej godzinie, i wysyła przypomnienia obu stronom. Po prezentacji agent zapisuje feedback, który wraca na kartę kupującego i poprawia kolejne dopasowania.

Rozliczenie prowizji zwykle jest najbardziej zapalnym tematem w biurze, bo chodzi o pieniądze i o to, kto zrobił robotę. CRM liczy prowizję od wartości transakcji według ustalonego podziału, uwzględnia agenta pozyskującego ofertę i agenta, który doprowadził kupującego. W chwili zamknięcia transakcji widać wprost, ile należy się komu, więc rozmowa o wypłacie opiera się na liczbach z systemu, a nie na pamięci i emocjach. Kierownik ma raport, który agenci dowożą transakcje, a które leady grzęzną na etapie prezentacji.

Najczęstsze pytania

Czy system sam dopasuje kupujących do ofert?

Tak. Każdy kupujący ma profil poszukiwań z lokalizacją, metrażem, budżetem i stanem nieruchomości. Kiedy wpada nowa oferta pasująca do profilu, system oznacza dopasowanie, powiadamia agenta i przygotowuje gotowy mail do klienta. Agent nie przegląda całej bazy ręcznie.

Czy ofertę opublikuję na Otodom prosto z CRM?

Tak. Ofertę opisujesz raz w CRM, a eksport wysyła ją na Otodom i inne portale przez API albo plik wymiany. Zmiana ceny czy zdjęć aktualizuje wszystkie ogłoszenia naraz, a sprzedana nieruchomość znika z portali automatycznie.

Jak chronicie dane właścicieli przy ofertach na wyłączność?

Dostęp jest rolowy. Dane kontaktowe właściciela przy ofercie na wyłączność widzi tylko agent prowadzący i kierownik. Pozostali widzą ofertę, ale nie namiary. To zabezpiecza kontakt przed wyciekiem do konkurencji.

Czy CRM policzy prowizje między agentami?

Tak. Prowizja liczy się od wartości transakcji według ustalonego podziału i uwzględnia zarówno agenta, który pozyskał ofertę, jak i tego, który doprowadził kupującego. Po zamknięciu transakcji widać wprost, ile należy się komu.

Mamy kilka oddziałów. Czy system to obsłuży?

Tak. Bazę ofert i leady można dzielić między oddziały z osobnymi uprawnieniami i wspólnym widokiem dla zarządu. Każdy oddział pracuje na swoich danych, a kierownictwo ma raport zbiorczy ze wszystkich lokalizacji.

Czy przeniesiecie naszą obecną bazę ofert i klientów?

Tak. Migrujemy dane z arkuszy, starego systemu albo eksportów z portali. Na etapie discovery sprawdzamy, w jakim stanie są dane, i czyścimy duplikaty, żeby nowy system startował z porządną bazą, a nie bałaganem.

Ile trwa wdrożenie?

Wersja startowa z bazą ofert, leadami i kalendarzem to zwykle 5 do 8 tygodni. Pełny system z dopasowaniami, eksportem na portale i prowizjami to 8 do 14 tygodni. Pierwsze działające moduły pokazujemy co dwa tygodnie.