Co zyskujesz

• Oferty i wyceny na karcie klienta — Ofertę budujesz z katalogu usług, wysyłasz i śledzisz status. Zaakceptowana wycena od razu staje się projektem bez przepisywania.
• Projekty i powtarzalne zlecenia — Każda usługa prowadzona jako projekt z etapami i terminami. Powtarzalne zlecenia generują się automatycznie wg harmonogramu.
• Fakturowanie cykliczne — Stała obsługa fakturuje się sama co miesiąc. Faktura idzie do systemu księgowego przez integrację, bez ręcznego wystawiania.
• Przypomnienia o odnowieniach — Kończąca się umowa uruchamia zadanie kontaktu z wyprzedzeniem. Nie tracisz klienta na stałej obsłudze, bo ktoś zapomniał zadzwonić.
• Czas pracy i rentowność — Godziny zespołu przypisane do projektu pokazują, czy zlecenie zarabia, czy dokładasz. Rentowność klienta widać na karcie.
• Lejek i prognoza przychodu — Oferty w toku ważone prawdopodobieństwem dają prognozę. Widzisz, ile przychodu domkniesz w tym miesiącu i gdzie są dziury.

Co dostajesz

• Karta klienta łącząca oferty, projekty, umowy i rozliczenia
• Katalog usług z cennikiem i kreator ofert
• Konwersja zaakceptowanej oferty w projekt z etapami i terminami
• Harmonogram powtarzalnych zleceń z automatycznym generowaniem
• Fakturowanie cykliczne z integracją z systemem księgowym
• Mechanizm przypomnień o kończących się umowach i odnowieniach
• Ewidencja czasu pracy z raportem rentowności per projekt i klient
• Lejek sprzedaży z prognozą przychodu i raportami dla zarządu

Sprzedaż usługi B2B to cykl, nie pojedyncza transakcja

Firma usługowa B2B zarabia inaczej niż sklep. Klient nie kupuje raz i nie znika. Najpierw dostaje ofertę, często negocjowaną przez kilka tygodni. Potem rusza projekt wdrożeniowy z etapami i terminami. Po zakończeniu wdrożenia zwykle zostaje umowa na stałą obsługę, która fakturuje się co miesiąc i trwa latami. Ten sam klient przewija się przez cały ten cykl, a każdy etap generuje inne dokumenty, inne rozmowy i inne pieniądze.

Gotowe CRM najczęściej kończy się na zamknięciu sprzedaży. Deal wygrany, lejek zamknięty, koniec historii. Tymczasem w usługach prawdziwa praca dopiero się zaczyna. Co z projektem wdrożeniowym? Co z fakturą cykliczną? Co z umową, która kończy się za trzy miesiące i trzeba ją odnowić, zanim klient zacznie rozglądać się za konkurencją? Standardowy system tego nie prowadzi, więc firma kleci to z osobnego narzędzia do projektów, osobnego do faktur i przypomnień w kalendarzu, które ktoś wpisuje ręcznie i czasem zapomni.

Dedykowany CRM dla firmy usługowej prowadzi cały cykl na jednej karcie klienta. Oferta, projekt, umowa i rozliczenia są połączone, więc patrząc na kartę widzisz całą relację, a nie wycinek. Handlowiec, project manager i księgowość pracują na tych samych danych, zamiast przepisywać je między trzema systemami i gubić po drodze.

Od oferty do projektu, bez przepisywania w kółko

Cykl zaczyna się od oferty. Budujesz ją z katalogu usług, gdzie każda pozycja ma opis i cenę, więc wyceny są spójne niezależnie od tego, kto je składa. Ofertę wysyłasz i śledzisz, czy klient ją otworzył i na jakim jest etapie decyzji. Kiedy klient akceptuje, oferta jednym ruchem zamienia się w projekt. Pozycje z wyceny stają się zakresem prac, a ustalona kwota podstawą do fakturowania. Nikt nie przepisuje tego samego trzeci raz do kolejnego narzędzia.

Projekt prowadzisz z etapami, terminami i odpowiedzialnymi. Przy usługach powtarzalnych, takich jak comiesięczny raport, przegląd czy stała obsługa, system generuje zlecenia automatycznie według harmonogramu. Zespół widzi, co ma do zrobienia w tym tygodniu dla którego klienta, bez pytania szefa. Jeśli ewidencjonujecie czas pracy, godziny przypisane do projektu od razu pokazują, czy zlecenie się spina. To jest moment, w którym wychodzi, że klient, który wydawał się duży, pochłania tyle godzin, że ledwo zarabia, a mały i cichy jest najbardziej rentowny.

Rentowność liczona na bieżąco zmienia rozmowy w firmie. Zamiast domysłów masz liczby. Które projekty zjadają budżet godzinowy, którzy klienci wymagają renegocjacji stawki, gdzie proces trzeba usprawnić, żeby to samo zrobić szybciej. Zarząd dostaje raport, który klient i który typ usługi naprawdę zarabia.

Fakturowanie cykliczne i odnowienia, czyli pieniądze na czas

Największa cicha strata w firmie usługowej B2B to niezafakturowana obsługa i nieodnowiona umowa. Jedno i drugie bierze się z tego, że ktoś musiał o tym pamiętać i nie zdążył. CRM zdejmuje to z ludzi. Umowa na stałą obsługę ma zdefiniowany cykl i kwotę, więc faktura generuje się sama w ustalonym dniu i wędruje do systemu księgowego przez integrację. Nikt nie siada ostatniego dnia miesiąca do ręcznego wystawiania dwudziestu faktur, przez co jedna zawsze gdzieś przepada.

Odnowienia działają tak samo. Umowa kończąca się za ustalony czas uruchamia zadanie kontaktu z klientem, zanim termin minie. Opiekun dostaje je na liście z wyprzedzeniem, więc rozmowa o przedłużeniu odbywa się spokojnie, a nie w panice dzień po wygaśnięciu, kiedy klient zdążył już porozmawiać z konkurencją. Dla firmy, która żyje z przychodu powtarzalnego, utrzymanie jednego klienta jest warte więcej niż pozyskanie nowego, a system pilnuje, żeby żaden nie wypadł przez niedopatrzenie.

Na górze tego wszystkiego siedzi lejek i prognoza. Oferty w toku ważone szansą zamknięcia pokazują, ile przychodu realnie domkniesz w tym miesiącu i kwartale. Do tego dochodzi przychód pewny z umów cyklicznych, który już masz. Zarząd widzi obraz złożony z dwóch części, przychodu stałego i nowej sprzedaży, i podejmuje decyzje o zatrudnieniu czy inwestycji na danych, a nie na wyczuciu.

Najczęstsze pytania

Czy zaakceptowana oferta sama zamieni się w projekt?

Tak. Pozycje z wyceny stają się zakresem prac projektu, a ustalona kwota podstawą do fakturowania. Handlowiec nie przepisuje tego samego do narzędzia projektowego, a project manager zaczyna pracę z gotowym zakresem i budżetem.

Jak działa fakturowanie cykliczne?

Umowa na stałą obsługę ma zdefiniowany cykl i kwotę. Faktura generuje się automatycznie w ustalonym dniu i trafia do systemu księgowego przez integrację. Nie musisz pamiętać o ręcznym wystawianiu, więc żadna obsługa nie zostaje niezafakturowana.

Czy system przypomni o kończących się umowach?

Tak. Umowa kończąca się za ustalony czas uruchamia zadanie kontaktu dla opiekuna klienta z wyprzedzeniem. Rozmowa o odnowieniu odbywa się przed wygaśnięciem, a nie po fakcie, kiedy klient rozgląda się już za kimś innym.

Czy policzę rentowność konkretnego klienta?

Tak, jeśli ewidencjonujecie czas pracy. Godziny zespołu przypisane do projektu zestawione z przychodem pokazują, czy zlecenie zarabia. Na karcie klienta widać rentowność, więc wiadomo, kogo warto renegocjować, a kto jest najcenniejszy.

Czy zintegrujecie CRM z naszym systemem księgowym?

Tak. Najczęściej podpinamy się do popularnych systemów fakturowych i księgowych przez API. Na etapie discovery sprawdzamy, czego używacie, i mówimy wprost, co da się zsynchronizować, żeby faktury i płatności chodziły bez ręcznego przepisywania.

Mamy zespół pracujący na projektach. Czy każdy zobaczy tylko swoje?

Tak. Dostęp jest rolowy. Specjalista widzi swoje projekty i zadania, project manager swój portfel, a zarząd całość z raportami. Dane wrażliwe, jak marże czy stawki, pokazujemy tylko tym, którzy mają je widzieć.

Ile trwa wdrożenie takiego CRM?

Wersja startowa z kartą klienta, ofertami i projektami to zwykle 4 do 8 tygodni. Pełny system z powtarzalnymi zleceniami, fakturowaniem cyklicznym i odnowieniami to 8 do 13 tygodni. Pracujemy sprintami, więc pierwsze fragmenty działają już po dwóch tygodniach.