Co zyskujesz

• Wycena trasy w ofercie — Handlowiec liczy stawkę na podstawie kilometrów, typu ładunku i dostępności auta, bez dzwonienia do dyspozytora.
• Statusy przesyłek na karcie klienta — Każde zlecenie ma status załadunku, w drodze, dostarczone. Dane spływają z TMS albo od przewoźnika automatycznie.
• Integracja z TMS i spedycją — CRM rozmawia z Waszym systemem transportowym. Zlecenie z CRM trafia do dyspozytora bez przepisywania.
• Marża na każdym zleceniu — Przychód ze stawki minus koszt podwykonawcy i paliwa. Widać, który klient i która trasa realnie zarabia.
• Baza przewoźników i podwykonawców — Kartoteki aut, kierowców i firm partnerskich z historią, dokumentami i oceną terminowości.
• Alerty o opóźnieniach — System sam sygnalizuje przeterminowane zlecenia i brak dokumentów CMR, zanim klient zadzwoni z pretensją.

Co dostajesz

• Moduł ofertowania z kalkulatorem stawki za trasę i typ ładunku
• Kartoteka klienta ze zleceniami, statusami przesyłek i historią współpracy
• Integracja z systemem TMS i wymiana danych o statusach transportu
• Baza przewoźników, kierowców i pojazdów z dokumentami i terminami ważności
• Raport marży per zlecenie, klient, trasa i handlowiec
• Panel statusów dla klienta z podglądem przesyłek bez logowania do biura
• Automatyczne przypomnienia o fakturach, dokumentach CMR i opóźnieniach
• Szkolenie handlowców i dyspozytorów oraz dokumentacja systemu

Dlaczego gotowy CRM nie działa w firmie transportowej

Standardowy CRM sprzedażowy kończy się na etapie "wygrana szansa". W logistyce to dopiero początek. Po podpisaniu kontraktu zaczyna się operacja, która decyduje o tym, czy na zleceniu zarobicie, czy dołożycie. Handlowiec obiecał klientowi stawkę, dyspozytor szuka wolnego auta, ładunek stoi na rampie, a ktoś musi wystawić CMR i pilnować terminu dostawy. Pudełkowy CRM tego nie obejmuje, więc firma i tak prowadzi wszystko w Excelu i mailach, a CRM staje się martwą bazą kontaktów.

Drugi problem to rozjazd między sprzedażą a spedycją. Handlowiec nie wie, czy zlecenie, które właśnie wpisał, da się w ogóle obsłużyć danego dnia. Dyspozytor nie wie, co handlowiec obiecał klientowi. Klient dzwoni z pytaniem o status i trafia na osobę, która musi odpytać trzy inne. Dedykowany CRM scala te światy, bo zbudowany jest wokół zlecenia transportowego, a nie wokół abstrakcyjnego lejka. Jeden rekord prowadzi sprawę od zapytania, przez wycenę i realizację, aż po fakturę i rozliczenie marży.

Wycena, zlecenie i status, czyli serce systemu

Pierwszy moduł to ofertowanie. Handlowiec wybiera relację, typ ładunku, tonaż i termin, a CRM podpowiada stawkę na podstawie kilometrów, kosztu podwykonawcy i marży, którą firma chce utrzymać. Dostępność floty widać od razu, więc oferta nie jest obietnicą na wyrost. Zatwierdzona oferta zamienia się w zlecenie transportowe jednym kliknięciem, bez przepisywania danych do kolejnego narzędzia.

Drugi moduł to realizacja. Zlecenie z CRM trafia do dyspozytora albo prosto do Waszego TMS przez integrację. Statusy wracają w drugą stronę, więc na karcie klienta widać załadunek, transport w drodze i potwierdzoną dostawę. Jeśli korzystacie z lokalizacji GPS albo telematyki przewoźnika, podpinamy te dane, żeby status aktualizował się sam. Klient dostaje podgląd swoich przesyłek przez prosty panel, co zdejmuje z biura dziesiątki telefonów dziennie o jedno pytanie, gdzie jest towar.

Trzeci element to pieniądze. Każde zlecenie pokazuje przychód ze stawki i koszty, czyli podwykonawcę, paliwo, opłaty drogowe i ewentualne kary za opóźnienie. Dzięki temu po miesiącu widzicie, który klient zarabia, a który tylko generuje ruch przy zerowej marży. To jest różnica między firmą, która wozi dużo, a firmą, która wozi rentownie.

Integracje, które realnie zdejmują pracę ręczną

CRM w transporcie ma sens dopiero wtedy, gdy nie trzeba do niego przepisywać danych z innych systemów. Dlatego najważniejsza jest integracja z TMS i systemem księgowym. Zlecenie wystawione w CRM pojawia się u dyspozytora, a po dostawie dane lecą do faktury, bez podwójnego wpisywania. Podpinamy też giełdy ładunków i systemy przewoźników tam, gdzie udostępniają API, żeby statusy i dokumenty spływały automatycznie.

Kolejna warstwa to dokumenty. CMR, zlecenia, umowy i polisy OCP trzymamy przy kartotekach przewoźników z terminami ważności. System sam przypomni, że komuś kończy się ubezpieczenie albo licencja, zanim wyślecie mu ładunek bez pokrycia. Do tego dochodzi komunikacja, czyli mail i SMS z CRM, powiadomienia o podstawieniu auta i automatyczne monity o niezapłaconych fakturach.

Cały system stawiamy iteracyjnie. Zaczynamy od sprzedaży i zleceń, bo to daje najszybszy efekt, potem dokładamy integrację z TMS, panel klienta i raporty marży. Dzięki temu firma korzysta z systemu już po kilku tygodniach, a nie czeka pół roku na wielki start, który nigdy nie przychodzi na czas.

Najczęstsze pytania

Czym CRM dla transportu różni się od zwykłego CRM sprzedażowego?

Zwykły CRM kończy się na sprzedaży, a w transporcie po sprzedaży zaczyna się operacja. Nasz system prowadzi zlecenie dalej, czyli wycena trasy, podstawienie auta, status przesyłki i rozliczenie marży. Handlowiec i dyspozytor pracują na jednym rekordzie.

Czy połączycie CRM z naszym systemem TMS?

Tak, jeśli Wasz TMS udostępnia API albo eksport danych. Zlecenie z CRM trafia do TMS bez przepisywania, a statusy transportu wracają na kartę klienta. Przy starszych systemach robimy wymianę plikami albo integrację na poziomie bazy.

Jak CRM pokazuje rentowność zlecenia?

Każde zlecenie ma przychód ze stawki i koszty, czyli podwykonawca, paliwo, opłaty drogowe i kary. System liczy marżę per zlecenie, klient, trasa i handlowiec, więc widać, kto realnie zarabia, a kto tylko generuje obrót.

Czy klient zobaczy status swojej przesyłki?

Tak, budujemy panel klienta z podglądem przesyłek. Status aktualizuje się z TMS albo telematyki przewoźnika. To zdejmuje z biura większość telefonów z pytaniem, gdzie jest towar.

Mamy flotę własną i podwykonawców jednocześnie. Obsłużycie oba modele?

Tak. CRM prowadzi kartoteki aut i kierowców własnych oraz firm partnerskich z dokumentami, OCP i oceną terminowości. Przy wycenie system uwzględnia koszt auta własnego albo stawkę podwykonawcy.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwsza działająca wersja ze sprzedażą i zleceniami powstaje w 6–10 tygodni. Integracja z TMS, panel klienta i raporty marży to kolejne tygodnie. Pracujemy iteracyjnie, więc firma korzysta z systemu wcześnie, a nie czeka na jeden wielki start.