Co zyskujesz

• Zapytania RFQ z załącznikami — Rysunki, specyfikacje i wymagania klienta trzymane przy zapytaniu. Technolog i handlowiec widzą ten sam komplet dokumentów.
• Oferty techniczne z kalkulacją — Koszt materiału, czasu obróbki i narzutu liczony w CRM. Oferta ma wersje, więc historia negocjacji nie ginie.
• Konfigurator produktu — Dla wyrobów parametrycznych klient albo handlowiec składa wariant z opcji, a system podaje cenę i czas realizacji.
• Integracja z ERP — Zatwierdzone zamówienie trafia do ERP jako zlecenie produkcyjne. Stany magazynowe i terminy wracają na kartę klienta.
• Terminy i obłożenie produkcji — Handlowiec przy ofercie widzi realny termin na podstawie obłożenia hali, a nie obiecuje dat z sufitu.
• Lejek długich projektów — Sprzedaż w produkcji trwa miesiącami. CRM pilnuje etapów, przypomnień i decyzji, żeby duży projekt nie utknął w ciszy.

Co dostajesz

• Moduł zapytań RFQ z załącznikami technicznymi i historią korespondencji
• Ofertowanie techniczne z kalkulacją materiału, obróbki i narzutu oraz wersjami oferty
• Konfigurator wyrobów parametrycznych z ceną i terminem realizacji
• Integracja z systemem ERP i przekazywanie zamówień jako zleceń produkcyjnych
• Podgląd obłożenia produkcji i realnych terminów przy składaniu oferty
• Lejek sprzedaży dla długich projektów z etapami i przypomnieniami
• Raport konwersji zapytań, marży i wartości projektów w toku
• Szkolenie handlu i technologów oraz dokumentacja systemu

Sprzedaż w produkcji to nie lejek z pudełka

Gotowe CRM-y projektowane są pod szybką sprzedaż, gdzie między pierwszym kontaktem a zamówieniem mija kilka dni. W firmie produkcyjnej proces wygląda zupełnie inaczej. Klient przysyła rysunek techniczny albo specyfikację, ktoś musi to wycenić, a wycena wymaga pracy technologa, nie tylko handlowca. Policzenie kosztu materiału, czasu na maszynach, kooperacji i narzutu potrafi zająć dni, a klient w tym czasie pyta konkurencję o to samo. Jeśli oferta ginie w mailu, firma traci kontrakt nie dlatego, że była droga, tylko dlatego, że odpowiedziała za późno.

Dlatego CRM dla produkcji musi być zbudowany wokół zapytania ofertowego, czyli RFQ, i wokół zamówienia, a nie wokół luźnej szansy sprzedaży. Jeden rekord łączy handlowca, który rozmawia z klientem, technologa, który liczy wykonalność i koszt, oraz produkcję, która poda realny termin. Ustalenia, wersje rysunku i kolejne rundy negocjacji cenowych siedzą w jednym miejscu, a nie w skrzynkach trzech osób. Kiedy klient wraca po pół roku, cała historia projektu jest pod ręką.

Oferta techniczna, kalkulacja i konfigurator

Najcenniejszy moduł w produkcyjnym CRM to ofertowanie techniczne. Handlowiec nie wpisuje ceny z głowy, tylko składa ofertę na podstawie kalkulacji. System liczy koszt materiału po aktualnych cenach, czas obróbki na poszczególnych operacjach, koszt kooperacji oraz narzut, który firma chce utrzymać. Oferta ma wersje, więc gdy klient negocjuje i zmienia ilości albo specyfikację, widać pełną historię, kto co ustalił i na jakich warunkach.

Dla firm, które produkują wyroby parametryczne, budujemy konfigurator. Zamiast liczyć każdą ofertę od zera, handlowiec albo nawet sam klient składa wariant z dostępnych opcji, czyli wymiary, materiał, wykończenie, a system od razu podaje cenę i orientacyjny termin. To skraca czas odpowiedzi z dni do minut i odciąża technologów od powtarzalnych kalkulacji, zostawiając im nietypowe projekty, gdzie ich wiedza naprawdę jest potrzebna.

Wycena ma też sens tylko wtedy, gdy termin jest realny. Dlatego CRM podpina się pod obłożenie produkcji i przy ofercie pokazuje, kiedy hala faktycznie zrobi zamówienie. Handlowiec przestaje obiecywać daty z sufitu, a klient dostaje termin, którego firma dotrzyma.

Integracja z ERP i sterowanie długim projektem

CRM i ERP w firmie produkcyjnej muszą rozmawiać, bo inaczej dane wpisuje się dwa razy i powstają rozjazdy. Łączymy CRM z systemem ERP tak, że zatwierdzone zamówienie zamienia się w zlecenie produkcyjne bez przepisywania. W drugą stronę z ERP wracają stany magazynowe, dostępność surowca i statusy realizacji, więc handlowiec na karcie klienta widzi, na jakim etapie jest zamówienie, bez schodzenia na halę i pytania mistrza.

Druga rzecz, którą rozwiązuje dobry CRM, to pilnowanie długich projektów. Sprzedaż maszyny albo dużej serii potrafi ciągnąć się miesiącami, przez wiele spotkań, prototypów i decyzji po stronie klienta. Bez systemu takie projekty cichną i umierają, bo nikt nie pamięta, że trzeba wrócić do rozmowy po teście próbnej partii. CRM prowadzi etapy, przypomina o kolejnym kroku i pokazuje wartość wszystkich projektów w toku, żeby zarząd widział, co realnie jest w pipeline, a nie tylko to, co się domknęło w tym miesiącu.

Budujemy to etapami. Najpierw RFQ i oferty, bo to najszybciej przyspiesza sprzedaż, potem kalkulacja i konfigurator, na końcu pełna integracja z ERP i portal dla klienta. Firma korzysta z pierwszej wersji po kilku tygodniach i dokłada kolejne moduły tam, gdzie widzi największy zwrot.

Najczęstsze pytania

Czym CRM dla produkcji różni się od zwykłego CRM?

Zwykły CRM obsługuje szybki lejek sprzedaży. W produkcji proces jest długi i techniczny, bo wymaga wyceny technologa, wersji oferty i realnego terminu z hali. Nasz system prowadzi sprawę od zapytania RFQ przez kalkulację do zamówienia w ERP.

Czy połączycie CRM z naszym ERP?

Tak. Zatwierdzone zamówienie z CRM trafia do ERP jako zlecenie produkcyjne, a stany magazynowe i statusy realizacji wracają na kartę klienta. Integrujemy przez API ERP, a przy starszych systemach przez wymianę danych na poziomie bazy albo plików.

Jak działa ofertowanie techniczne?

Handlowiec składa ofertę na bazie kalkulacji, czyli koszt materiału, czas obróbki, kooperacja i narzut. Oferta ma wersje, więc historia negocjacji i zmian specyfikacji jest zapisana. Nic nie wpisuje się z głowy.

Mamy wyroby parametryczne. Zbudujecie konfigurator?

Tak. Konfigurator pozwala złożyć wariant z opcji, czyli wymiary, materiał, wykończenie, i od razu podaje cenę oraz orientacyjny termin. To skraca czas odpowiedzi z dni do minut i odciąża technologów od powtarzalnych wycen.

Czy CRM pokaże realny termin realizacji?

Tak, jeśli podepniemy go pod obłożenie produkcji albo harmonogram z ERP. Handlowiec przy ofercie widzi, kiedy hala faktycznie zrobi zamówienie, i nie obiecuje dat, których firma nie dotrzyma.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwsza wersja z zapytaniami RFQ i ofertami powstaje w 8–12 tygodni. Kalkulacja, konfigurator i integracja z ERP to kolejne tygodnie. Pracujemy iteracyjnie, więc handel korzysta z systemu zanim całość będzie gotowa.