Ile kosztuje system CRM na zamówienie w 2026?

Cena systemu CRM rozjeżdża się od kilkudziesięciu złotych miesięcznie do kilkuset tysięcy za wdrożenie, bo pod jednym słowem kryją się dwie zupełnie różne rzeczy. Gotowy CRM w abonamencie wynajmujesz. Dedykowany CRM budujesz pod swój proces i masz go na własność. Te dwie drogi mają zupełnie inny rachunek, a to, co go napędza, rozkłada się w każdej inaczej. Gotowy CRM w abonamencie Rozwiązania pudełkowe rozliczasz za użytkownika miesięcznie. Dla małego zespołu handlowego to zwykle 50 do 150 zł za osobę, w wersjach z automatyzacjami i raportowaniem 150 do 300 zł za osobę. Pięcioosobowy dział sprzedaży zamyka się więc w 300 do 1500 zł miesięcznie, czyli 4 do 18 tysięcy rocznie, w nieskończoność. Zaletą jest szybki start i brak kosztu budowy. Wadą to, że płacisz rosnąco wraz z zespołem, a proces musisz nagiąć do tego, jak twórca oprogramowania wyobraził sobie sprzedaż. Przy prostym, standardowym procesie handlowym to w zupełności wystarcza i nie ma sensu budować niczego od zera. Dedykowany CRM na zamówienie Tu płacisz raz za budowę, a potem tylko za utrzymanie i rozwój. Prosty CRM z pipeline sprzedaży, kartoteką klienta i podstawowymi automatyzacjami zaczyna się od 25 000 do 50 000 zł. System z integracjami do faktur, e-commerce i marketingu, z rolami i raportami, to 50 000 do 120 000 zł. Rozbudowana platforma z własną logiką ofertowania, prognozami i aplikacją mobilną przekracza 150 000 zł. Do tego dochodzi utrzymanie, zwykle 500 do 3000 zł miesięcznie, zależnie od tego, jak intensywnie system żyje i rośnie. W zamian dostajesz narzędzie skrojone pod twój proces, które nie drożeje z każdym nowym handlowcem, a kod należy do ciebie. Co realnie winduje cenę Najwięcej kosztują integracje. Połączenie CRM z systemem do faktur, hurtownią, sklepem czy telefonią to osobne moduły, a każdy zewnętrzny system ma swoje API i swoje pułapki. Jeśli chcesz, żeby CRM sam zaciągał zamówienia ze sklepu i wystawiał faktury, zbudowanie tej integracji z ERP i e-commerce potrafi ważyć w budżecie więcej niż sam rdzeń CRM. Drugi czynnik to automatyzacje i logika biznesowa. Automatyczne przypomnienia i sekwencje mailowe są tanie, ale reguły scoringu leadów, dynamiczne ofertowanie czy prognozy sprzedaży wymagają realnej pracy. Trzeci to migracja danych ze starego systemu, zwłaszcza gdy dane są niespójne i trzeba je czyścić przed przeniesieniem. Czwarty to liczba ról i poziomów dostępu, bo osobne widoki dla handlowca, managera i zarządu to osobne ekrany do zaprojektowania i przetestowania. Gotowiec czy dedykowany, kiedy co się opłaca Gotowiec wygrywa, gdy twój proces sprzedaży jest standardowy, zespół niewielki, a potrzebujesz działać od jutra. Nie ma sensu budować własnego CRM, żeby robił to samo co abonament za 150 zł. Dedykowany system CRM na zamówienie opłaca się, gdy proces jest nietypowy, pracujesz na własnym modelu ofertowania albo gdy abonamenty za cały rosnący zespół i tak przekroczą koszt budowy w ciągu dwóch, trzech lat. Przy zespole kilkunastu osób i kilkuletniej perspektywie rachunek często wychodzi na korzyść własnego systemu, a dochodzi do tego pełna kontrola nad danymi i brak limitu użytkowników. Model rozliczeń Przy jasno określonym zakresie, na przykład integracji albo konkretnego modułu, działa stała cena. Przy systemie, który będzie się rozwijał i którego zakres dopiero się krystalizuje, bezpieczniejszy jest rozliczany czas pracy, bo pozwala zmieniać priorytety bez renegocjowania umowy co tydzień. Stawki godzinowe dla takich projektów to zwykle 160 do 280 zł netto, zależnie od technologii i poziomu specjalisty. Zanim zapytasz o cenę, przygotuj trzy rzeczy: jak wygląda twój proces sprzedaży etap po etapie, z jakimi systemami CRM ma się łączyć i ilu osób będzie używać. Z tym opisem dostaniesz konkretną wycenę zamiast widełek. Opisz nam swój proces, a wycenimy dedykowany CRM pod twoją sprzedaż w 48 godzin.