Co zyskujesz

• Kartoteki towarów — Nazwa, kod, EAN, jednostka i stawka VAT z Optimy trafiają do sklepu. Nowy towar zakładacie w jednym miejscu.
• Stany magazynowe — Stany z wybranych magazynów Optimy aktualizują sklep i oferty Allegro, z opcjonalnym buforem bezpieczeństwa.
• Ceny i cenniki — Ceny z Optimy idą do sklepu i na Allegro, także z narzutem per kanał albo osobnym cennikiem dla klientów firmowych.
• Zamówienia do Optimy — Zamówienie ze sklepu albo Allegro trafia do Optimy z kontrahentem dopasowanym po NIP, bez dublowania kartotek.
• Dokumenty sprzedaży i KSeF — Faktura powstaje w Optimie według Waszych reguł i dalej przechodzi przez obsługę KSeF w Optimie, jak każdy inny dokument.
• Sklep, Allegro, Baselinker — WooCommerce, Shopify, sklep na zamówienie i Allegro. Bezpośrednio albo z Baselinkerem jako pośrednikiem.

Co dostajesz

• Audyt wersji Comarch ERP Optima, modułów i dostępnych metod wymiany danych
• Mapowanie kartotek towarów, grup, jednostek i stawek VAT na sklep i Allegro
• Synchronizacja stanów z wybranych magazynów z buforem bezpieczeństwa
• Przekazywanie cen i cenników z narzutem per kanał sprzedaży
• Import zamówień ze sklepu i Allegro do Optimy z dopasowaniem kontrahentów
• Automatyczne dokumenty sprzedaży zgodne z obiegiem KSeF w Optimie
• Statusy zamówień i numery przesyłek z powrotem do sklepu i na Allegro
• Logi operacji, alerty o błędach, dokumentacja i szkolenie zespołu

Optima jako jedno źródło danych o towarach

W wielu firmach Comarch ERP Optima i sklep żyją obok siebie. Towar zakłada się w Optimie, potem drugi raz w sklepie, a trzeci raz na Allegro. Każda zmiana ceny albo jednostki to trzy poprawki i trzy okazje do pomyłki. Po kilku miesiącach nikt już nie wie, która nazwa jest aktualna, a stawka VAT w sklepie potrafi różnić się od tej na fakturze.

Integracja odwraca ten układ. Optima zostaje jedynym miejscem, w którym zakładacie i zmieniacie towary. Kod, EAN, nazwa, jednostka, grupa i stawka VAT idą do sklepu automatycznie, a opisy marketingowe i zdjęcia zostają po stronie sklepu, bo tam są potrzebne. Ceny przechodzą z cennika Optimy, z narzutem per kanał, jeśli Allegro ma mieć inną cenę niż sklep.

Stany decydują o tym, czy klient dostanie towar. Integracja odczytuje je z wybranych magazynów i aktualizuje sklep oraz oferty w ustalonym rytmie. Możecie trzymać bufor bezpieczeństwa, żeby ostatnia sztuka nie sprzedała się w dwóch kanałach naraz. Optima pozwala na wymianę danych przez swoje API oraz mechanizmy importu i eksportu, a dostępny zakres zależy od wersji i modułów. Dlatego pierwszy krok to sprawdzenie Waszej instalacji, czy pracuje lokalnie, czy w chmurze Comarch.

Zanim cokolwiek podłączymy, porządkujemy kartoteki. Duplikaty towarów, brakujące kody EAN i różne jednostki dla tego samego produktu wychodzą na jaw przy pierwszej synchronizacji. Lepiej poprawić je w Optimie przed startem, niż wysłać błędne dane do sklepu i na Allegro. Dostajecie listę rozbieżności z podziałem na to, co poprawiamy automatycznie, a co wymaga decyzji osoby znającej asortyment.

Zamówienia, dokumenty sprzedaży i KSeF

Zamówienie ze sklepu albo z Allegro trafia do Optimy razem z danymi kupującego, dostawą i płatnością. Kontrahenta dopasowujemy po NIP, a przy klientach prywatnych po adresie e-mail, żeby kartoteka nie zarastała duplikatami. Zależnie od tego, jak pracuje magazyn, w Optimie powstaje rezerwacja, dokument wydania albo od razu faktura.

Faktura wystawiona w Optimie przechodzi dalej tak samo jak każdy inny dokument w tym systemie, także przez obsługę KSeF w Optimie. Nie budujemy osobnej wysyłki faktur obok księgowości, bo to dubluje odpowiedzialność i utrudnia uzgadnianie. Integracja pilnuje tylko, żeby dokument powstał z poprawnymi danymi nabywcy, właściwą serią i stawką VAT, bo błąd na tym etapie oznacza korektę.

W drugą stronę wracają statusy. Zrealizowane zamówienie zmienia status w sklepie, numer przesyłki trafia do kupującego i do zamówienia na Allegro, a anulacje i zwroty mają ustaloną ścieżkę do korekty w Optimie. Każda operacja ma log, a przy błędzie, na przykład braku towaru w kartotece, osoba odpowiedzialna dostaje alert z konkretnym zamówieniem.

Ustalamy też zasady dla sytuacji granicznych. Zamówienie za pobraniem, zamówienie opłacone częściowo, klient firmowy bez NIP w koszyku, zmiana adresu po zakupie. Każdy taki przypadek ma opisaną ścieżkę, więc biuro nie musi zgadywać, a dokumenty w Optimie zgadzają się z tym, co widzi kupujący. Faktury do zamówień z Allegro mogą mieć osobną serię, żeby księgowość łatwo oddzieliła ten kanał w raportach.

Sklep, Allegro i Baselinker. Jak to spiąć

Optimę łączymy ze sklepem na WooCommerce, z Shopify i ze sklepem budowanym na zamówienie. Przy WooCommerce i Shopify korzystamy z ich API, przy własnym sklepie projektujemy wymianę danych od razu pod Optimę. Allegro podpinamy bezpośrednio przez Allegro REST API albo przez Baselinker.

Baselinker jako pośrednik ma sens, gdy sprzedajecie w wielu kanałach i chcecie drukować etykiety kurierskie z jednego panelu. Wtedy łączymy Optimę z Baselinkerem, a on obsługuje marketplace i kurierów. Dopisujemy to, czego brakuje w gotowej konfiguracji, na przykład reguły wyboru dokumentu, mapowanie magazynów albo komplety składane z kilku towarów. Integracja bezpośrednia sprawdza się przy jednym czy dwóch kanałach, dużym wolumenie albo nietypowych cenach, bo odpada abonament i jedno ogniwo w łańcuchu.

Pracujemy etapami. Najpierw kartoteki i stany, bo to od razu zatrzymuje sprzedaż towaru, którego nie ma. Potem zamówienia i dokumenty sprzedaży, na końcu statusy, przesyłki i zwroty. Po każdym etapie testujecie na swoich danych, zanim przełączymy integrację na produkcję.

Część firm łączy Optimę nie tylko ze sklepem detalicznym, ale też z kanałem dla klientów firmowych. Te same kartoteki i stany zasilają wtedy sklep B2B z cenami netto i płatnością odroczoną, a limit kupiecki i saldo klienta pochodzą z rozrachunków w Optimie. Jedna integracja obsługuje oba kanały, więc nie trzeba utrzymywać dwóch osobnych połączeń z księgowością. Po uruchomieniu zostajemy przy integracji. Comarch wydaje nowe wersje Optimy, Allegro zmienia API, sklepy dostają aktualizacje. Testujemy integrację po zmianach i reagujemy na alerty, a kod należy do Was.

Najczęstsze pytania

Czy Comarch ERP Optima ma API?

Optima udostępnia mechanizmy wymiany danych z zewnętrznymi systemami, w tym API oraz import i eksport, a zakres zależy od wersji i modułów. Na starcie sprawdzamy Waszą instalację i dobieramy drogę integracji. Sposób podajemy po audycie.

Czy integracja wyśle faktury do KSeF?

Faktura powstaje w Optimie i przechodzi przez obsługę KSeF w Optimie, tak jak pozostałe dokumenty. Integracja dba o to, żeby dokument miał poprawne dane nabywcy, serię i stawkę VAT. Nie budujemy osobnego kanału do KSeF obok księgowości.

Z jakimi sklepami łączycie Optimę?

Z WooCommerce, Shopify i ze sklepami na zamówienie. Przy innych platformach sprawdzamy, jakie dane udostępniają, i wyceniamy integrację po audycie.

Optima z Allegro bezpośrednio czy przez Baselinker?

Przy wielu kanałach i kurierach Baselinker zwykle wychodzi szybciej. Przy jednym głównym kanale, dużym wolumenie albo nietypowej logice cen lepsza jest integracja bezpośrednia. Po audycie dostajecie koszt obu wariantów.

Nasza Optima działa w chmurze Comarch. To problem?

Nie, ale zmienia sposób połączenia. Przy instalacji lokalnej integracja zwykle pracuje na serwerze firmy, przy chmurze dobieramy metodę dostępną w tym środowisku. Sprawdzamy to na pierwszym etapie.

Ile trwa integracja Optimy ze sklepem?

Towary, stany, ceny i zamówienia to zwykle 3–6 tygodni. Z Allegro, dokumentami sprzedaży i zwrotami 5–9 tygodni. Pierwszy etap działa na produkcji, zanim skończymy kolejne.