Co zyskujesz

• Zlecenia transportowe — Zlecenie z maila, portalu albo integracji ląduje w systemie raz. Adresy, okna czasowe, ładunek i wymagania auta w jednym rekordzie.
• Planowanie tras — Dyspozytor układa trasy na mapie, łączy zlecenia w kursy i widzi obłożenie aut na osi czasu, zamiast przeklejać dane z arkusza.
• Flota i terminy — Kartoteka pojazdów z przeglądami, ubezpieczeniami i serwisem. System przypomina o terminach, zanim auto stanie.
• Aplikacja kierowcy — Kierowca widzi kolejne punkty, nawiguje, zmienia statusy i robi zdjęcie podpisanego CMR prosto z trasy.
• Rozliczenia i koszty — Stawka, koszt paliwa, opłat drogowych i podwykonawcy na każdym kursie. Po dostawie dane lecą do faktury.
• Portal klienta — Klient składa zlecenia, śledzi statusy i pobiera dokumenty sam, bez telefonu do dyspozytora.

Co dostajesz

• Moduł zleceń transportowych z importem z maila, portalu klienta i integracji
• Planowanie tras i kursów na mapie z osią czasu obłożenia floty
• Kartoteka pojazdów i kierowców z terminami przeglądów, badań i ubezpieczeń
• Aplikacja mobilna dla kierowcy ze statusami, nawigacją i zdjęciami dokumentów
• Obieg dokumentów CMR i potwierdzeń dostawy ze skanami przy zleceniu
• Rozliczenie kursów z kosztami paliwa, opłat drogowych i podwykonawców
• Portal klienta ze zleceniami, statusami przesyłek i dokumentami do pobrania
• Integracja z systemem księgowym, telematyką GPS oraz szkolenie dyspozytorów

Operacje, a nie sprzedaż. Czym jest system TMS na zamówienie

CRM odpowiada na pytanie, komu i za ile sprzedajecie transport. Oprogramowanie logistyczne odpowiada na pytanie, jak ten transport wykonać i rozliczyć. To dwa różne systemy i dwie różne grupy użytkowników. Jeśli Waszym problemem jest ofertowanie, lejek i marża handlowca, mamy osobną usługę, czyli CRM dla logistyki. Ta strona dotyczy tego, co dzieje się po przyjęciu zlecenia: dyspozycji, tras, kierowców, dokumentów i pieniędzy.

W wielu firmach transportowych operacja żyje w kilku miejscach jednocześnie. Zlecenia przychodzą mailem i z giełdy, plan jest w arkuszu albo na tablicy, statusy w telefonie dyspozytora, a dokumenty w segregatorze. Gotowe programy do logistyki działają dobrze w standardowym modelu, ale zaczynają przeszkadzać przy flocie mieszanej z podwykonawcami, dystrybucji z wieloma punktami dziennie, transporcie z oknami czasowymi albo nietypowych rozliczeniach z klientem. Wtedy firma i tak dorabia Excela obok systemu. Informacja o tym, gdzie jest auto i czy dokument wrócił, siedzi w głowie jednej osoby, a jej urlop paraliżuje biuro. Nowy dyspozytor uczy się wtedy tygodniami, bo wiedza o klientach, adresach i zwyczajach na rozładunkach nie jest nigdzie zapisana.

System TMS na zamówienie budujemy wokół Waszego sposobu pracy. Jeden rekord zlecenia prowadzi sprawę od przyjęcia, przez plan i realizację, aż po dokument dostawy i fakturę. Każda osoba widzi to, czego potrzebuje, a dane wpisuje się tylko raz. Na start analizujemy, jak wygląda dzień dyspozytora i gdzie ginie najwięcej czasu, bo od tego zależy, który moduł zbudować w pierwszej kolejności.

Planowanie tras, flota i aplikacja kierowcy

Dyspozytor dostaje mapę z otwartymi zleceniami i oś czasu z obłożeniem aut. Łączy zlecenia w kursy, a system sprawdza okna czasowe, ładowność i wymagania pojazdu, na przykład chłodnię albo windę. Przy dystrybucji z wieloma punktami kolejność przystanków układa się według odległości i godzin dostaw, a dyspozytor tylko ją koryguje. Przy kursach dalekich system pilnuje przestrzeni na załadunek powrotny, żeby auto nie wracało puste. Zmiana w planie, na przykład przesunięte okno rozładunku, od razu trafia do aplikacji kierowcy, bez dodatkowego telefonu.

Kartoteka floty trzyma przeglądy, ubezpieczenia, legalizacje i serwis każdego pojazdu, a kartoteka kierowców badania, uprawnienia i dostępność. System przypomina o terminach z wyprzedzeniem i nie pozwala przypisać kursu do auta, któremu kończy się przegląd. Koszty serwisu i napraw zapisują się przy pojeździe, więc widać, które auto kosztuje więcej, niż zarabia. Jeśli korzystacie z telematyki GPS, podpinamy jej dane, żeby pozycja i statusy aktualizowały się bez telefonów. Dyspozytor widzi, które auta stoją, a które są w trasie, więc nowe zlecenie przypisuje na podstawie danych, a nie pamięci.

Kierowca pracuje w aplikacji mobilnej. Widzi kolejne punkty z adresem i kontaktem, uruchamia nawigację, zmienia status na załadunek, w drodze i dostarczone. Podpisany CMR albo potwierdzenie dostawy fotografuje od razu po rozładunku, więc skan jest w systemie tego samego dnia, a nie po powrocie auta do bazy. Przy przewoźnikach korzystających z e-CMR planujemy obieg dokumentu elektronicznego. Kierowca zgłasza w aplikacji opóźnienie, awarię albo problem na rozładunku, a dyspozytor dostaje powiadomienie z miejscem i godziną.

Dokumenty, rozliczenia i portal klienta

Każdy kurs ma przychód i koszty. System zbiera stawkę ze zlecenia, koszt paliwa, opłaty drogowe, diety i stawkę podwykonawcy, jeśli kurs zrobił przewoźnik zewnętrzny. Dzięki temu po zamknięciu miesiąca widać wynik na kursie, kliencie, aucie i trasie. Po potwierdzeniu dostawy dane trafiają do systemu księgowego jako podstawa faktury, przez API albo eksport danych, w zależności od tego, z czego korzystacie. Zestawienie kursów i dokumentów dla klienta generuje się samo, zamiast składać je ręcznie z arkuszy przy każdym rozliczeniu miesięcznym.

Dokumenty siedzą przy zleceniu. CMR, potwierdzenia dostawy, zlecenia od klienta i faktury od podwykonawców są w jednym miejscu, z informacją, czego brakuje. System sam monituje o brakujące dokumenty, bo to one najczęściej blokują wystawienie faktury i wydłużają czas oczekiwania na płatność. Przy podwykonawcach system pilnuje też ważności ubezpieczenia OCP i licencji przewoźnika, zanim przypiszecie mu kurs.

Portal klienta zdejmuje z biura telefony. Klient loguje się, składa nowe zlecenie przez formularz albo import pliku, widzi status swoich przesyłek i pobiera skany dokumentów. Zlecenie z portalu trafia od razu do dyspozytora, bez przepisywania z maila. Każdy klient ma własne konto z listą adresów załadunku i rozładunku, więc nowe zlecenie składa w minutę, bez podawania tych samych danych za każdym razem. Budujemy to etapami: najpierw zlecenia, plan i statusy, potem aplikacja kierowcy i flota, na końcu rozliczenia i portal. Jeśli macie też magazyn, łączymy TMS z systemem WMS, żeby wydanie z rampy i załadunek auta były jednym procesem.

Najczęstsze pytania

Czym ten system różni się od CRM dla logistyki?

CRM obsługuje sprzedaż transportu, czyli wyceny, oferty i marżę handlowca. Oprogramowanie logistyczne obsługuje operację po przyjęciu zlecenia: plan tras, flotę, kierowców, dokumenty i rozliczenia. Oba systemy można połączyć, żeby zlecenie z CRM trafiało prosto na plan dyspozytora.

Czy system zaplanuje trasy automatycznie?

System układa kolejność punktów według odległości i okien czasowych oraz sprawdza ładowność i wymagania auta. Dyspozytor zatwierdza i koryguje plan. Przy prostej dystrybucji to oszczędza najwięcej czasu, przy transporcie całopojazdowym ważniejsza jest oś czasu obłożenia floty.

Czy kierowcy muszą mieć specjalne urządzenia?

Nie. Aplikacja kierowcy działa na zwykłych smartfonach z Androidem i iOS. Kierowca zmienia statusy, nawiguje i fotografuje podpisany CMR od razu po rozładunku.

Podłączycie naszą telematykę GPS?

Tak, jeśli dostawca telematyki udostępnia API albo eksport danych. Pozycja auta i statusy aktualizują się wtedy same, a portal klienta pokazuje przebieg przesyłki bez telefonów do kierowcy.

Mamy własną flotę i podwykonawców. To zadziała?

Tak. Kurs możecie przypisać do własnego auta albo przewoźnika zewnętrznego. System liczy koszt w obu modelach, pilnuje dokumentów podwykonawcy i pokazuje wynik na każdym kursie.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwsza wersja ze zleceniami, planem i statusami powstaje w 8 do 12 tygodni. Aplikacja kierowcy, flota, rozliczenia i portal klienta to kolejne etapy. Dyspozytorzy pracują na systemie od pierwszej wersji.